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Corso Word

6 – La stampa e il salvataggio del documento

La stampa del documento

Word è un programma che nasce per la stampa, infatti, trasformare il nostro file in un documento cartaceo è semplicissimo. Non serve selezionare nulla, andiamo semplicemente nel menu File e selezioniamo Stampa (vedi Figura 1). Dalla versione 2010 la visualizzazione permette in un’unica schermata di vedere l’anteprima di stampa (sulla destra) e di regolare le impostazioni. Tramite i pulsanti alla base dell’anteprima possiamo scorrere le varie pagine del nostro documento o inserire manualmente nell’apposito riquadro il numero della pagina che vogliamo vedere.

Fig. 1 anteprima di stampa

Cerchiamo ora di analizzare le principali impostazioni di stampa:

  • Orientamento: verticale (predefinito) e orizzontale: serve per regolare l’orientamento della stampa e normalmente non è mai diverso dall’orientamento del foglio di Word;
  • Stampa tutte le pagine: permette di scegliere un intervallo di pagine da stampare, inserendolo nell’apposito riquadro. Se scriviamo 1-4, verranno stampate le pagine dalla 1 alla 4 comprese. Scrivendo 2,3,7 verranno stampate soltanto le pagine 2,3 e 7 del nostro file. All’interno di questo menu a tendina troviamo delle opzioni molto particolari come Stampa selezione che ci farà stampare soltanto la parte di testo che abbiamo selezionato;
  • Stampa su un lato dà la possibilità di stampare solo fronte o anche fronte/retro. Chiaramente quest’impostazione è automatica solo per la stampanti professionali, non per quelle domestiche;
  • Margini normali ci fa scegliere fra diverse tipologie di marginature predefinite da assegnare al nostro foglio;
  • 1 pagina per foglio agisce sul numero di pagine che possono essere stampate su un singolo foglio, fino ad un massimo di sedici;
  • A4 invece ci fa scegliere il formato del foglio di stampa

Teniamo presente che praticamente tutte queste impostazioni si possono regolare prima delle redazione del documento tramite la scheda Layout di pagina, alla quale dedicheremo un’intero articolo

Prima di premere il pulsante Stampa, ricordiamo di definire il numero di copie che vogliamo effettivamente stampare.

Il salvataggio del documento

Il salvataggio in Word, così come in qualsiasi altro programma, è l’operazione che permette di memorizzare nel nostro computer il lavoro che abbiamo realizzato. Senza questa procedura, tutto ciò che abbiamo scritto andrebbe perso.

Se clicchiamo sul menu File troviamo Salva e Salva con nome. Il primo serve solamente per memorizzare le modifiche che abbiamo apportare ad un documento già esistente; di conseguenza, la prima volta che salviamo un file, clicchiamo su Salva con nome, questo comando ci dà la possibilità di dare un nome al documento e di scegliere la cartella dove salvarlo (vedi Figura 2).

Fig. 2 salva con nome

Entrambe queste proprietà sono fondamentali per riuscire poi a ritrovare velocemente il file nella memoria del PC, anche dopo mesi o anni dalla sua realizzazione. Il nome che scegliamo non dev’essere né breve né lungo, ma semplicemente significativo. Leggendolo, dobbiamo capire all’istante che cosa c’è nel file.

Se guardiamo ancora la Figura 2 notiamo però che esiste un terzo parametro da scegliere al momento di salvare: il tipo di file (voce Salva come). Per impostazione predefinita i nostri file vengono salvati come Documenti di Word e hanno come estensione .docx. Si tratta di file compatibili solo con le versioni di Word dalla 2007 in avanti. In passato infatti Word creava dei file che avevano estensione .doc. Se inviamo quindi a qualcuno un file di Word e se questo qualcuno usa sul suo PC una vecchia versione di Word, quale ad esempio la 2003, gli sarà impossibile aprire il nostro documento. Dovremo avere l’accortezza di cambiare il tipo di file aprendo il menu a tendina di Salva come e scegliendo, fra le tante voci, Documento di Word 97-2003.

Sempre grazie a Salva con nome ed al menu a tendina di Salva come possiamo trasformare il nostro documento di Word in un .Pdf. I file formato .Pdf sono dei documenti standardizzati leggibili da qualsiasi computer, tablet o smartphone, installando semplicemente il popolare software gratuito Acrobat Reader. Nel momento in cui da salva come scegliamo la voce PDF, nella finestra di salvataggio appaiono altre opzioni (vedi Figura 3)

Fig. 3 salva con nome pdf

Una di queste opzioni permette l’ottimizzazione delle dimensioni del file: Standard o Dimensione minima a seconda di quali sono le nostre finalità di utilizzo del file. Attraverso il pulsante Opzioni… abbiamo accesso ad una finestra che, fra le altre cose, ci fa scegliere quali pagine vogliamo trasformare in Pdf.

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